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Warum es für KMU überaus wichtig ist, alte IT-Systeme zu modernisieren bzw. auszutauschen?

Die Unabdingbarkeit der Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse sollte längst auch in den Köpfen der Entscheider kleiner und mittlerer Unternehmen angekommen sein. Tatsächlich gibt es hier jedoch nach wie vor deutlichen Nachholbedarf. Die Defizite liegen aber nicht nur – im diesbezüglich so oft thematisierten - Online Marketing, sondern tatsächlich mitunter viel weiter an der geschäftlichen Basis!

Zentrale Workflows, wie die Buchhaltung, mithilfe von spezialisierten IT-Systemen zu optimieren, ist indes auch in den kleinsten Unternehmen relativ weit verbreitet. Laut einer Studie, die das Institut für Qualitätsmanagement und Angewandte Betriebswirtschaft (IQB-FHS) in Kooperation mit der Comitas AG durchgeführt hat, verwenden 83 Prozent aller deutschschweizerischen Kleinunternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern zumindest ein Standard-Buchhaltungsprogramm. Zusätzlich sind aber auch noch sehr viele Excel und Access Datenbanken in Betrieb, die eine Integration und Abstimmung auf sich verändernde Geschäftsprozesse erschweren. Das Optimum, sprich eine genau auf die jeweiligen Geschäftsprozesse zugeschnittene individuelle Software Lösung, ist bei nicht einmal 20 Prozent dieser Unternehmen im Einsatz.

Viele Lösungen, die das ökonomische Wirtschaften eines Unternehmens ermöglichen, sind ausbaufähig oder nur ungenügend integriert.  Und wenn weitreichendere, vielleicht sogar individualisierte Systeme genutzt werden - was vornehmlich auf mittlere Betriebe mit 50 bis 100 Mitarbeiter (36 Prozent) bzw. solche mit mehr als 100 Angestellten (59 Prozent) zutrifft - sind diese häufig in die Jahre gekommen. Daraus ergeben sich erhebliche Gefahren für das jeweilige Unternehmen. Welche das sind, wie Sie erkennen, ob ein Wechsel zu einem neuen oder eine Auffrischung des bestehenden IT-Systems in Ihrem Betrieb akut relevant ist und wie hier besonders effizient vorgegangen wird, lesen Sie nachfolgend.

Ergänzend sehen Sie die vollständige Studie am besten gleich hier ein:

Comitas Marktstudie Digitalisierung

Welche zentralen Gefahren lauern bei veralteten IT-Systemen?


Viele alte IT-Systeme können an der Basis kaum noch alle heute erforderlichen bzw. digital möglichen Prozesse zufriedenstellend abarbeiten. Darauf lässt auch die besagte Studie schliessen. Hier hat ein nicht unerheblicher Teil der Befragten (18 Prozent) angegeben, dass sie sich eine harmonischere Zusammenarbeit einzelner Applikationen und Programme wünschen. Diese Disharmonie und oft einhergehende Medienbrüche resultieren unter anderem aus der Notwendigkeit einer Kombination von Komponenten für neue Anforderungen mit alten (Komplett-)Systemen. Hier gehen in jedem Fall eine Menge Zeit und somit viel Geld verloren!

Darüber hinaus wird – egal, ob Sie B2B oder B2C arbeiten – der Online-Verkauf über ein entsprechendes System zunehmend an Relevanz gewinnen. In vielen Bereichen ist die Absatzstärke hier bereits deutlich höher als bei klassischen Vertriebsformen. Wenn Ihr System keine weitgehend automatisierte Abhandlung zutreffender Vorgänge erlaubt, haben Sie ein erhebliches Problem!

Noch härter trifft es Sie, wenn die von Ihnen verwendete Technologie (in naher Zukunft) keine Updates mehr erhält, da das Software-Produkt eventuell nicht weiter angeboten wird. So bekommen Sie keinen ausreichenden Support mehr und können nur noch mit grossen Verzögerungen Probleme beheben.

Oder vielleicht bringt Microsoft eine grundlegend neue Version der Office-Palette heraus und bisherige auf VBA (Visual Basic for Application) basierende Applikationen funktionieren daraufhin nicht mehr. Wichtige Prozesse Ihres Geschäfts sind damit komplett ausgeschaltet! Dies zu reparieren, kann langwierig und kostspielig für Sie werden.

In einem anderen möglichen - und ohne Zweifel überaus fatalen - Szenario lässt sich Ihr alter Server beispielsweise nach einem Windows-Update nicht mehr starten. Sie sind daraufhin mit Ihrem online-basierten Unternehmen auf unabsehbare Zeit vom Netz getrennt und können dementsprechend keine Bestellungen oder laufende Aufträge bearbeiten. Bis Sie einen IT-Experten gefunden haben, der sich mit der veralteten Technologie hinreichend auskennt, vergehen Tage. Zusätzlich zu dem vielleicht immensen Verdienstausfall wird die Behebung des Problems an sich garantiert ebenfalls höchst kostspielig sein.

Des Weiteren wird der Ausbau Ihres Geschäftskreises mit einem veralteten IT-System zunehmend schwieriger. Ihr neuer Lieferant oder Kunde erwartet zum Beispiel eine Anbindung an sein Liefer- oder Bestellsystem per Webservices. Ihre Applikationen sind jedoch nicht in der Lage, dies zu leisten. Die Konsequenzen sind eine eingeschränkte Zusammenarbeit, Medienbrüche, Mehrarbeit für die Doppelerfassung von Daten in zwei Systemen und letztendlich ein erhöhtes Risiko, den neuen Partner nicht zufriedenstellen zu können.

Ausserdem kann es – zum Beispiel bei einer Steuerprüfung – notwendig sein, klar nachzuvollziehen, welcher Benutzer in Ihrem Betrieb wann welche Rechte hatte und welche Daten erfasst, gelöscht oder editiert hat. Ist das mit Ihrem IT-System nicht möglich, kann Ihr Unternehmen in ernste Schwierigkeiten geraten.

Oder es erfolgt vielleicht ein - im Grunde sehr erfreulicher - Anstieg der Bestellungen - durch Ihr veraltetes IT-System kommen Ihre Mitarbeiter jedoch an ihre Grenzen. Zu viel Zeit muss für die Arbeit mit der alten Applikation aufgewendet werden - zu viele Schritte und Klicks sind nötig und dadurch steigt letztendlich auch noch die Fehlerquote. Die eigentlich positive Situation des (potenziellen) Absatzanstiegs wird hier letztendlich zu einem schwerwiegenden Problem. Sie können Ihre Kunden gegebenenfalls nicht schnell genug beliefern und forcieren somit einen negativen Eindruck mit langfristigen Folgen.

 

Welche Faktoren deuten darauf hin, dass Ihr IT-System erneuert bzw. ausgetauscht werden muss?


Wenn erst einmal eines der zuvor beschriebenen Szenarien eingetreten ist, kann der damit verbundene Schaden nur schwer oder im schlimmsten Fall überhaupt nicht mehr behoben werden. Damit es gar nicht erst dazu kommt, sollten Sie sich folgende Fragen zum Stand Ihrer IT stellen und gegebenenfalls mit einer entsprechenden Neuausrichtung reagieren:

  • Sind Sie jeden Morgen froh, wenn Ihr Server bzw. damit Ihre Applikation noch ordnungsgemäss funktioniert und Ihre Mitarbeiter die Arbeit weiterhin termingerecht für Ihre Kunden und Partner erledigen können?

  • Können neue Prozesse gar nicht mehr oder nur sehr aufwendig umgesetzt werden? Sind keine flexiblen Schnittstellen vorhanden oder können für externe Partner bzw. Kunden wichtige Funktionen nicht im Internet zur Verfügung gestellt werden?

  • Wie fühlen Sie sich in Bezug auf die Sicherheit Ihrer Applikation – fürchten Sie vielleicht den Verlust oder den Diebstahl von vertraulichen, unternehmenskritischen Informationen?

  • Bietet Ihre Software die Möglichkeit, detailliert eizusehen, wer wann was geändert hat? Ist sie somit auch im Falle einer Revision ausreichend aussagefähig?

  • Können Sie Ihr IT-System auch unterwegs, vielleicht ohne Verbindung zu Ihrem Büro-Netzwerk verwenden? Steht eine für das Tablet oder das Smartphone optimierte Version zur Verfügung?

  • Ist Ihr System generell zukunftssicher und bekommen Sie im akuten Problemfall stets einen schnellen und zuverlässigen Support, um schnell wieder optimal arbeiten zu können?


Letzteres ist gemäss der Studie des Instituts für Qualitätsmanagement und Angewandte Betriebswirtschaft (IQB-FHS) und der Comitas AG übrigens bei rund 30 Prozent (!) der aktuell laufenden Systeme in den kommenden drei Jahren nicht mehr gegeben. Darüber hinaus verdeutlicht sie anhand weiterer Zahlen, dass ein erheblicher Teil der deutschschweizerischen KMU nur bedingt mit ihrer derzeitigen Applikation zufrieden ist. Und das ist zweifelsohne immer eines der stärksten Argumente für ein neues IT System!

 

Wie wird bei einem Austausch oder einem Update eines veralteten IT-Systems allgemein verfahren?


Ein grosser Teil, der im Zuge der Studie befragten Unternehmen ist nicht zu 100 Prozent vom eigenen IT-System überzeugt. Dabei gab lediglich knapp die Hälfte an, dass sie die Optimierung der vorliegenden Applikations-Strukturen und weiterer Digitalisierungs-Massnahmen mit den eigenen Mitarbeitern stemmen können. Die beste Lösung ist oft die Kooperation mit einem externen IT-Partner. Hier ergeben sich diverse erhebliche Vorteile, die vor allem in der Möglichkeit einer viel umfassenderen Ausnutzung der aktuellen technischen Standards liegen.

Unter dem vollumfänglichen Einsatz moderner Web-Technologien können bestehende Applikationen relativ einfach sowie schnell neu aufgebaut und ein vorhandenes System somit fit für die Zukunft gemacht werden. Der IT-Markt ist in diesem Bereich bereits sehr breit aufgestellt, womit Ihnen - egal, welche Anforderungen Sie haben – immer ein optimaler Provider zur Verfügung steht. In den meisten Fällen haben Sie sogar eine mannigfache Auswahl, wodurch Sie keine Abhängigkeit zu einem Anbieter bzw. einer einzelnen Technologie eingehen müssen.

Bringen Sie Ihre Applikation in die Cloud! Trotz aller Befürchtungen ist letztere in den meisten Kontexten deutlich sicherer als ein lokaler Server in Ihren Betriebsräumlichkeiten. Zudem hat die Cloud den entscheidenden Vorteil, dass sie von echten Experten verwaltet wird und somit der zuverlässige Betrieb sowie nötige Wartungsarbeiten stets gesichert sind. Sie bezahlen bei einer Cloud-Lösung immer nur genau die Server-Ressourcen, die Sie auch wirklich benötigen. Neue Server oder sogenannte VMs (virtuelle Maschinen) stehen innerhalb von Minuten und mit nur wenigen Klicks zur Verfügung. Ebenso schnell können jene wieder gelöscht werden, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Sollten Sie kurzfristig mehr Leistung brauchen (beispielsweise für einen Monatsabschluss oder im Fall einer vielleicht saisonal bedingten erhöhten Bestellrate), sind die bereitstehenden Ressourcen (Speicherkapazität oder Rechenleistung) innerhalb von weniger Minuten anpassbar.

Wenn Sie einen externen IT-Partner zu Neuerstellung oder Optimierung Ihres IT-Systems hinzuziehen, werden nicht nur Ihre Kunden und Ihre spezifische Unternehmensausrichtung bei der Entwicklungsarbeit ins Zentrum gestellt, sondern ebenso Ihre Mitarbeiter. Der Fokus liegt bei einer professionellen Umsetzung eines letztendlich deutlich effizienzsteigernden neuen Systems stets auch auf einer optimalen Usability im Kontext der jeweiligen Voraussetzungen. Nur so können entsprechende Prozesse zukünftig maximal optimiert ablaufen. Selbst neue Mitarbeiter benötigen unter dieser Prämisse in der Regel nur wenige Stunden, um sich in der Applikation zurechtzufinden.

Beim Einsatz einer modernen bedienerfreundlichen IT-Lösung können sich Ihre Mitarbeiter voll und ganz auf Ihre Kunden konzentrieren und müssen nicht unverhältnismässig viel Zeit in die Verwendung dieser investieren. Moderne, zuverlässige und nutzerfreundliche Arbeitsmittel leisten einen nicht zu unterschätzenden Beitrag zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und durch eine reibungslose Abfolge entsprechender Geschäftsprozesse letztendlich auch Ihrer Kunden.

Moderne Applikationen bieten flexible Schnittstellen. Dies gilt sowohl für das Einlesen als auch für das Exportieren von Daten. Zudem lassen sie sich schnell über sogenannte Webservices oder Microservices mit anderen Systemen verbinden. Das gilt für die eigenen und ebenfalls für fremde Applikationen Ihrer Partner oder Kunden. Dadurch werden Medienbrüche und somit die Doppelerfassung von Daten eliminiert. Zugleich sinkt das Risiko für menschenprovozierte Fehler immens.

Im Regelfall lassen sich die – zweifelsfrei höchst wichtigen - Daten aus Ihrer bestehenden IT-Lösung im Rahmen der Migration relativ einfach in die neue übertragen. Sie müssen also keine langen Ausfälle Ihres Geschäfts befürchten. Eine Migration bietet darüber hinaus immer auch die Chance, das Datenkonvolut zu bereinigen, sich von Altlasten zu trennen, und das neue System so noch effizienter zu machen.

In professionell durchgeführten Software-Projekten werden Sie nicht erst am Schluss der Entwicklungszeit vor vollendete Tatsachen gestellt. Ganz im Gegenteil – neben der direkten Einbindung Ihrer Mitarbeiter, Kunden sowie der generellen Unternehmensausrichtung und der diesbezüglich dedizierten Ausrichtung Ihres neuen IT-Systems werden Sie regelmässig anhand von Prototypen über den Fortschritt informiert. Die Einflussnahme ist zu jeder Zeit möglich. Die Applikation muss am Ende des Projekts genau Ihren Vorstellungen entsprechen und Ihre Geschäftsprozesse optimal unterstützen.

 

Wenn Ihr Unternehmen sich mit einem der Szenarien befindet oder sie eine Modernisierung ihrer bestehenden IT Landschaft in Betracht ziehen, dann kann Comitas Ihr Unternehmen dabei unterstützen die eigene Lösung zu entwickeln und Ihr Alt System zu modernisieren oder zu ersetzen. Wenden Sie sich an unser Team, um weitere Einzelheiten darüber zu erfahren!

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