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Warum das Hinzuziehen von externen IT-Partnern im Zuge von Digitalisierungs-Maßnahmen gerade bei KMU höchst relevant ist?

Die Digitalisierung ist längst auch im Geschäftsbereich kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) angekommen. Dennoch bereitet sie nach wie vor mitunter immense Probleme. Diese hängen zumeist vornehmlich mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen zusammen: Budget, Know-how, Mitarbeiter und eine effiziente Strategie sind hier als besonders kritische Faktoren zu nennen. Nachfolgend legen wir dar, welche Herausforderungen KMU im Zuge der Digitalisierung meistern müssen bzw. sollten und beschreiben einen ökonomischen Lösungsansatz für einige elementare damit einhergehende Schwierigkeiten in Form von externen lokalen IT-Partnern.

Die Herausforderungen der Digitalisierung für KMU

Im Grunde beziehen sich sämtliche der nachfolgenden Digitalisierungs-Herausforderungen auf das jeweilige Unternehmen. Dabei muss für den weiteren Argumentationsgang allerdings schon hier im Hinterkopf bleiben, dass viele der nach der Bewältigung jener Basisschritte folgenden Maßnahmen gar nicht vollumfänglich, effizient unternehmensintern abgewickelt werden können.

Die Annahme des digitalen Wandels


Die zumeist erste Herausforderung für die Digitalisierung im Bereich KMU besteht in der „simplen“ Akzeptanz der Unverzichtbarkeit einer verstärkt digitalen Ausrichtung durch den Geschäftsführer bzw. den Eigentümer des Betriebs. Hier erfolgte in den letzten Jahren durchaus ein starkes Umdenken. Dennoch gibt es bei nicht unerheblich vielen Unternehmen nach wie vor deutlichen Nachholbedarf.

In diesem Zusammenhang ist ein Verständnis dafür zu entwickeln, dass die digitale Transformation nicht nur die reinen technischen Aspekte des KMU betrifft. Im Klartext bedeutet das: Mit der Digitalisierung müssen sich in der Regel zudem das Geschäftsmodell und die Organisation weiterentwickeln. Erst wenn an oberster Stelle angekommen ist, dass sich die digitale Umwandlung (bestenfalls) auf alle Unternehmensbereiche auswirkt, kann eine Strategie entwickelt werden, mit der sie maximal erfolgreich vollziehbar ist.

Digitalisierung kostet Geld - und darf es auch


Größere Ausgaben beziehen sich in KMU häufig auf neue Maschinen und Anlagen. Die Optimierung der digitalen Ausrichtung wird im Vergleich dazu eher als sekundär eingestuft – selbst wenn die Relevanz indes durchaus vielen Verantwortlichen bewusst ist. Das liegt nicht selten daran, dass erstgenannte Güter als Investitionen verstanden, digitale Services aber vornehmlich als Ausgabe angesehen werden. KMU sollten jedoch auch Ausgaben in die digitale Transformation ihrer Geschäftstätigkeit als nützliche Investitionen begreifen. Das Geschäftsmodell und die Wertschöpfung eines KMU können sich überaus positiv entwickeln, wenn der Fokus richtig gesetzt wird.

Prozesse werden in allen betreffenden Bereichen schlanker, was eine erhebliche Kostenreduktion bringen kann. Kunden können besser erreicht und effizienter bedient werden, womit sich die geschäftliche Bindung tendenziell erhöht. Und es ist möglich, relativ unkompliziert auch ganz andere Zielgruppen anzusprechen, also die Neukundengewinnung immens zu vereinfachen. Diesbezüglich bleibt schlussendlich festzuhalten, dass die Einsicht über den breiten Nutzen der Digitalisierung und deren Anerkennung als Investitionsgut unverzichtbar ist, um entsprechende Schritte mit größtmöglichem Erfolg zu vollziehen.

Die passende Digitalisierungs-Strategie als unabdingbare Basis


Unternehmer haben in der Regel keine Schwierigkeiten, effektiv und schnell neue Vorhaben zu realisieren. Hinsichtlich der Digitalisierung liegt hier jedoch ein anderer Sachverhalt vor. Laut einer Studie, die das Institut für Qualitätsmanagement und Angewandte Betriebswirtschaft in Kooperation mit der Comitas AG durchgeführt hat, verfügen nur knapp über 50 Prozent der deutschschweizerischen KMU über eine entsprechende Strategie. Das ist unter anderem Resultat der Tatsache, dass viele Unternehmen bzw. Verantwortliche der digitalen Ausrichtung ausschließlich ihre eigenen - nicht selten rudimentären - Erfahrung als digitale Konsumenten zugrunde legen.

Das Fachwissen, welches absolut erforderlich ist, um eine ökonomische Strategie sowie ein maximal erfolgreiches Implementierungskonzept festzulegen, fehlt oftmals. Für eine ganzheitliche digitale Ausrichtung ist es jedoch unerlässlich, sämtliche Feinheiten des Zusammenspiels von spezifischen digitalen Kompetenzen, dem jeweiligen Geschäftsmodell, der Entwicklung des Unternehmens und der Technologie als solche zu berücksichtigen – sprich eine wirklich umfassende strategische Basis anzunehmen.

Die hinreichende Einbeziehung von Mitarbeitern

Digitalisierung wird oft mit der Vernichtung von Arbeitsplätzen gleichgesetzt. Hierbei handelt es sich um einen der Hauptgründe, warum sie bei Mitarbeitern nicht selten auf Widerstand stößt. Da die Strukturen in KMU weniger Tief sind als in großen Unternehmen, können solche internen Widerstände stark zum Scheitern der digitalen Transformationen beitragen. Der offensichtliche Nachteil kann aber sogar zu einem erheblichen Vorteil werden.

Da KMU oft inhaber- und familiengeführt sind, ist das Vertrauen in der Belegschaft häufig groß. Gehen Geschäftsführer und Inhaber also offen mit einer geplanten Digitalisierung um, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter diese uneingeschränkt mittragen. Die digitale Transformation bietet hier ferner die Chance eines noch stärkeren Zusammenhalts bzw. einer generellen Verbesserung des Arbeitsklimas.

Der Aufbau einer digitalen Kompetenz


Eine weitere große Herausforderung besteht im Aufbau einer unternehmensinternen digitalen Kompetenz. Diese bezieht sich nicht unbedingt auf die konkrete, alleinige Umsetzung entsprechender Maßnahmen, sondern in erster Linie auf das Verständnis betreffender Zusammenhänge.

  • Das Unternehmen muss verstehen, wie digitale Technologien sich auf die gesamte geschäftliche Tätigkeit auswirken.

  • Aus diesen Erkenntnissen müssen im spezifischen Fall relevante Maßnahmen und Strategien für die Digitalisierung abgeleitet werden können.

  • Ebenso sind die Werkzeuge und Methoden für die Umsetzung des digitalen Vorhabens optimal zu erfassen.


Größere Unternehmen und Konzerne haben die Möglichkeit, viel Geld in den Aufbau einer eigenen Abteilung zur Schaffung der digitalen Basis sowie zum Vollzug nachfolgender Abläufe zu investieren, was bei KMU selbstverständlich nicht zutrifft. Sie sind in der Regel darauf angewiesen, dass die Agenda der Digitalisierung zumindest in Teilen von einem externen Dienstleister umgesetzt wird.

 

Marktstudie deckt auf: Viele KMU sind sich der Relevanz der Digitalisierung bewusst, dennoch bestehen Defizite


Die Digitalisierung schreitet auch im Bereich der kleinen und mittleren Unternehmen unaufhaltsam voran. Sie sollte schon aus den sich im vorherigen Abschnitt herauskristallisierenden Argumenten unbedingt umfassend berücksichtigt werden.

Das Institut für Qualitätsmanagement und Angewandte Betriebswirtschaft (IQB-FHS) hat in Zusammenarbeit mit der Comitas AG jüngst eine Studie erstellt, die sich unter anderem mit der Bewältigung der digitalen Transformation beschäftigt. Hier werden die Ergebnisse einer qualitativen Erhebung zusammengefasst, die im Frühjahr und Sommer 2019 bei 100 KMU der Deutschschweiz vorgenommen wurde. Die vollständige Studie finden Sie unter diesem Link:
Comitas Marktstudie Digitalisierung

Die deutschschweizerischen KMU sind sich demzufolge der Chancen, die die Digitalisierung bedeutet, absolut bewusst. Tatsächlich gaben 95 Prozent der Befragten an, dass sie damit verbundene Prozesse als positiv deuten. Außerdem sind sich die Probanden einig, dass die Digitalisierung keine negativen Auswirkungen auf ihre jeweilige Position im Wettbewerb haben wird. Lediglich 5 Prozent äußerten diesbezüglich Bedenken.

Dementsprechend haben bereits neun von zehn Unternehmen einen IT-Verantwortlichen, der zutreffende Vorgänge betreut. Die Stellvertretung dessen ist jedoch nur bei 70 Prozent der KMU geregelt. Dies verdeutlicht unter anderem, dass immer noch ein großer Anteil der kleinen und mittleren Unternehmen der Digitalisierung nicht die Manpower zuteilwerden lassen, die sie eigentlich voraussetzt. Häufig gibt es tatsächlich kein Team, sondern nur einen einzelnen Verantwortlichen der über das komplette Know-how verfügt.

Einer der Hauptgründe für den Verzicht auf einen Stellvertreter oder gar mehrere Verantwortliche für spezifische Bereiche der Digitalisierung ist die oben bereits angesprochene zumeist starke operative Ausrichtung von KMU. Der Fokus liegt hier primär auf den Kernprozessen, sprich der klassischen Produktions- und Vertriebsabfolge.

Folgende zentrale Risiken ergeben sich, wenn nur ein Digitalisierungs-Verantwortlicher vorhanden ist:

  • Sollte der IT-Verantwortliche einmal längerfristig erkrankt sein oder kündigen, gibt es keinen Mitarbeiter, der sich um die zu erledigenden IT-Arbeiten kümmert.

  • Ist ein einzelner Mitarbeiter mit sämtlichen Digitalisierungs-Prozessen betraut, steigt das Risiko der Betriebsblindheit – mehrere Verantwortliche bzw. ein Team gehen in der Regel nicht nur effizienter vor, sondern auch proaktiver mit Innovationen um.

  • Aufgrund der steigenden Komplexität entsprechender Vorgänge kann ein einzelner IT-Verantwortlicher die Administration zumeist nicht mehr vollumfänglich stemmen.

 

Der Faktor Kosteneinsparung ist beim Verzicht auf einen IT-Stellvertretenden oft besonders ausschlaggebend. Wenn Sie jedoch das zuvor an erster Stelle genannte Risiko einer nicht richtig funktionierenden IT dagegenstellen, dürfte sich der Nutzen dieses Ansatzes schnell relativieren. Falls die Einstellung eines unternehmensinternen IT-Stellvertreters bzw. die Berufung eines Teams keine Option ist, bleibt nur ein möglicher Lösungsansatz zur Sicherstellung ausreichender Kapazitäten: eine Partnerschaft mit einem externen IT-Dienstleister.

 

Die Lösung: externe lokale IT-Partner


Die Inanspruchnahme externer IT-Dienstleister setzt sich tatsächlich mehr und mehr durch. Auch in KMU wird deren Nutzen zunehmend erkannt. Neben den im vorherigen Abschnitt genannten Risiken in Bezug auf das Nichtvorhandensein eines IT-Stellvertreters oder IT-Teams sprechen viele weitere Gründe ganz klar dafür, mit einem IT-Partner bzw. IT Managed Service zusammenzuarbeiten. Einige davon stellen wir Ihnen nachfolgend vor.

Planbare Kosten


Die Kosten werden vor der Kooperation mit einem externen IT-Partner genau festgelegt und sind somit bestens im Budget planbar.

Wegfallende Fortbildungskosten


Die digitale Business-Welt ist überaus schnelllebig und so müssen entsprechende Fachkräfte ständig weitergebildet werden, um stets am Puls der Zeit agieren und Ihrem Unternehmen maximalen Profit bieten zu können. Bei einer Auslagerung müssen Sie dafür nicht selbst aufkommen.

Sie bekommen wirkliche Experten


Wenn Ihr Unternehmen selbst nicht im IT-Bereich tätig ist, können Sie die Qualifikation eines neuen IT-Mitarbeiters normalerweise weniger gut einschätzen als jemand der tagtäglich mit entsprechenden Vorgängen zu tun hat. Im Zuge der Auftragsvorbereitungen erhalten Sie vom Dienstleister Ihrer Wahl eine hinlängliche Beratung und letztendlich genau die Sachverständigen, die mit ausreichender Erfahrung bestens auf Ihre Anforderungen reagieren können.

Maximal effiziente Arbeitsweise

IT-Dienstleister sind auf die IT-Betreuung von anderen Unternehmen spezialisiert. Die gebündelten Kompetenzen und die (bestenfalls) langjährige Erfahrung führt zu einer Arbeitseffizienz, die Sie mit einem eigens zusammengestellten Team nur durch großen Aufwand erreichen können.

Schnelle Umsetzung neuer Techniken

Da ein unternehmensinternes IT-Team in der Regel mit dem Tagesgeschäft ausgelastet ist, fehlen Kapazitäten für Innovationen. Es ist zumeist einfach keine Zeit vorhanden, um sich angemessen auf neue Möglichkeiten einzulassen - und für eine effiziente Umsetzung geschult zu werden. Zur Ausbildung gesellen sich Tests und immer wieder Anpassungen, die mitunter Jahre verschlingen. Ein externer IT-Dienstleister hat nicht nur entsprechende Kapazitäten, sondern auch das nötige Know-how parat, mit denen Sie schnell zum Erfolg gelangen. Denn genau davon leben diese Unternehmen.

Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft


In jedem Betrieb gibt es nur begrenzte Ressourcen in puncto Zeit und Manpower. Das gilt sowohl für Angestellte als auch Führungskräfte. Das Abgeben bestimmter IT-Tätigkeiten an einen externen Partner hilft Ihnen, sich und Ihre kostbaren Mitarbeiter nicht mit Aufgaben auszulasten, die eigentlich abseits Ihres Kompetenzbereichs liegen und damit Ihrem Kerngeschäft auf lange Sicht schaden können.

Risiken verringern


Wie jede Investition birgt auch die Einstellung eines oder mehrerer IT-Sachverständiger gewisse Risiken. Wenn Sie IT-Arbeiten an einen externen Partner abgeben, können Sie jene jedoch deutlich geringer halten. Bezahlen müssen Sie die Arbeit natürlich auch in diesem Kontext, jedoch fallen Aufwände zur Schaffung nötiger Rahmenkenntnisse weg. Die Berücksichtigung spezieller Industrie-, Sicherheitsanforderungen etc. übernimmt der Dienstleister für Sie.

Gesetzmäßigkeit und Sicherheit


Die Digitalisierung bringt für Unternehmen leider auch diverse technische Risiken mit und setzt ferner gesetzliche Verpflichtungen voraus. Fragen, die sich diesbezüglich stellen, können wie folgt lauten: Ist Ihre Firewall auf dem neusten Stand und sicher? Sind Ihre Virenprüfer aktuell? Bieten Sie Ihren Webnutzern eine ausreichende Datenschutzerklärung? Oder sind entsprechende Verträge zur Datenverarbeitung mit weiteren in Kontakt mit Kundeninformationen geratenden Partnern vorhanden? Je nach Branche und Geschäftsbereich ist es möglich, dass Sie ganz bestimmte Standards befolgen müssen. Um diesbezüglich kein Opfer Ihrer wahrscheinlich nicht umfassenden Kenntnisse in sämtlichen Digitalbereichen zu werden, ist es sinnvoll, mit externen Profis zusammenzuarbeiten, die den notwendigen Überblick haben.

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