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Agiles Projektmanagement als effiziente Lösung für die stetig steigenden Anforderungen der Projektarbeit

Projektarbeit gehört in vielen Unternehmen zum Tagesgeschäft, ist damit aber längst keine Routine. Alleine jedes Projekt bringt an sich selbstverständlich individuelle Anforderungen mit, auf die in der Projektkoordination hinreichend eingegangen werden muss. Die grösste Herausforderung liegt jedoch in der aktuellen Geschwindigkeit des Wandels von analogen hin zu digitalen Geschäftsprozessen auf immer mehr Ebenen.

 

Für das Projektmanagement besonders einschneidende Effekte dieser Entwicklung sind mitunter enorm verkürzte Produktzyklen sowie Time-to-Market-Intervalle, die zunehmende Notwendigkeit, einer Bereitstellung von personalisierten Produkten und damit einhergehende neue Konsumgewohnheiten, die Annahme von KI sowie umfassender Analytics zur Schaffung maximal zielgruppenspezifischer Ergebnisse und die unvermeidliche Nutzung anderer neuer Technologien, ohne die eine effiziente Projektkoordination kaum noch zu gewährleisten ist.

 

All dem ist unter der Verwendung althergebrachter, mehr oder weniger statischer Ansätze der Projektarbeit kaum gerecht zu werden. Gefordert sind neue, flexible Lösungen - und die agile Projektkoordination bietet genau solche.

 

Was ist agile Projektarbeit?

 

Je schneller sich ein Geschäftsbereich entwickelt, in dem ein Projekt durchzuführen ist, desto schwieriger gestaltet es sich, dieses zu planen und/oder sich an einen solchen Plan zu halten. Die agile Projektkoordination schafft hier effektiv Abhilfe. Sie ist ein nützliches Werkzeug, um Projekte in der heutigen immer komplexer werdenden Business-Welt voller Unsicherheiten und Risiken dennoch höchst erfolgreich zu managen.

 

Die Methoden der agilen Projektarbeit selbst verfahren nicht streng nach Schema. Der Fokus liegt hier auf dem liefernden Produkt und dessen Akzeptanz durch die letztendlichen Anwender. Typische geschäftliche Anforderungen, wie beispielsweise Hierarchien, Termintreue oder Erfüllung eines spezifizierten Leistungsumfangs werden dagegen weniger oder gar nicht berücksichtigt.

 

Planung ist unter der Anwendung agiler Lösungen allerdings nicht überflüssig - im Gegenteil. Es ist bei komplexen Projektvoraussetzungen aber eben nicht möglich, mit einem grossen, detaillierten Plan zu arbeiten. Vielmehr gilt es auf eine häufigere und segmentierte Planung zu setzen wie sie zum Beispiel ein dreiwöchiger Sprint-Plan bietet.

 

Projektmanager müssen umdenken - ein Vorhaben kann kaum noch mit einer umfangreichen Planungsphase starten und sich dann strikt an einen Plan halten. Dieser ist unter den heutigen Gegebenheiten einfach kaum noch zu erfüllen. Üppige Anforderungsdokumente, Spezifikationen und Lasten- sowie Pflichtenhefte sind Vergangenheit.

 

Agilität braucht all das nicht – und ist genau deshalb eine gute Antwort auf Komplexität. Je geringer der Einsatz alter Normen, desto flexibler können Projektbeteiligte auf Veränderungen reagieren. Agile Projektkoordination steigert aber nicht nur die Flexibilität, sondern zudem die Leistungsfähigkeit des Projektteams. Sie ermöglicht eine schnelle und rundum effiziente Umsetzung bei einer deutlichen Verbesserung der Skalierbarkeit.

 

Typische Ansätze im agilen Projektmanagement

 

Scrum und Kanban sind zweifelsohne zwei der gängigsten Methoden in der agilen Projektkoordination. Die Verfahren wurden entwickelt, um komplexe Herausforderungen mit klarem Blick auf Umfang, Qualität und Zeitpunkt eines Projekts festzumachen und sie effektiv sowie menschlich zu lösen. Das flexible Reagieren auf Veränderungen nimmt hier eine Schlüsselrolle ein.

 

Das Wissen um diese Prinzipien und eine nicht reflektierte Anwendung jener allein garantieren jedoch keinen Erfolg. So ist es tatsächlich bei allen agilen Ansätzen. Sie sind keine Leitfäden, an die sich strikt zu halten ist, um schliesslich zu profitieren. Mehr geht es darum, entsprechende Denkweisen im Projektteam vollkommen zu etablieren.

 

Die einzelnen Projektmitglieder tragen die Methoden, füllen sie und gestalten betreffende Prozesse. Agile Methoden sind offen und leicht zu verstehen, aber gerade durch die erstgenannte Eigenschaft nur schwer zu beherrschen. Sie gründen auf einem System von zusammenarbeitenden „losen“, nicht strikt geregelten Komponenten, welche ihr volles Potenzial erst dann entfalten, wenn alle Personen, die in einem Projekt zusammenarbeiten, sie verinnerlichen.

 

Als einzige wirkliche Referenz für die agile Projektkoordination wird das im Jahr 2001 veröffentlichte Manifesto for Agile Software Development mit seinen vier Kernaussagen angesehen:

 

  • “Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge“

  • “Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation“

  • “Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung“

  • “Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans“

Weiterhin werden diese Kernaussagen in zwölf Prinzipien präzisiert. Die geistige Ausrichtung dieser gesamten Basis verdeutlicht, dass die agile Projektkoordination geprägt war und nach wie vor geprägt ist von einer Ablehnung der Verfahrensweisen des traditionellen Projektmanagements, die eine intensive Planung, Überwachung und Steuerung in den Mittelpunkt stellen. Und die Entwicklungen der letzten Jahre haben den agilen Methoden tatsächlich in vielen Kontexten recht gegeben.

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